Jednostka Realizująca Projekt

 

Zespołem odpowiedzialnym za zarządzanie przedsięwzięciem będzie Jednostka Realizująca Projekt (JRP) powołana w strukturach organizacyjnych Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej sp. z o. o. w Muszynie.

Jednostka będzie działała w 3 płaszczyznach: finansowej, technicznej i administracyjno-prawnej, w związku z czym jej struktura organizacyjna przedstawia się następująco:

  • Kierownik JRP / z-ca MAO
  • Stanowisko ds. Finansowych i Rozliczeń
  • Stanowisko ds. Zamówień Publicznych
  • Stanowisko ds. Technicznych
  • Stanowisko ds. Obsługi prawnej

Nadzór nad działalnością JRP sprawować będzie Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu (MAO).

Zadania poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki przedstawiają się następująco:

Kierownik JRP:

  • Kieruje pracą JRP w sposób umożliwiający prawidłową realizację projektu pod względem administracyjnym, finansowym i technicznym,
  • odpowiada za organizowanie, koordynowanie i nadzór prac wykonywanych przez personel JRP,
  • odpowiada za koordynację realizacji projektu,
  • pełni nadzór nad działaniami związanymi z popularyzacją, informacją i promocją Projektu.

Stanowisko ds. Obsługi Prawnej:

  • odpowiada za obsługę prawną realizowanego Projektu,
  • organizuje narady koordynowanie dotyczące realizacji zadań w ramach Projektu,
  • pełni nadzór nad przygotowywaniem projektów: uchwał, zarządzeń itp. oraz wszelkich innych dokumentów prawnych potrzebnych do realizacji Projektu,
  • uczestniczy w przetargach w zakresie przygotowania dokumentacji przetargowej, w tym umów dotyczących poszczególnych zadań Projektu i pracach komisji przetargowych,
  • monitoruje realizację Projektu w ścisłej współpracy z Kierownikiem JRP,
  • przygotowuje wspólnie ze stanowiskiem ds. Finansowych i Rozliczeń oraz stanowiskiem ds. Technicznych wszelkie wymagane raporty oraz pełni nadzór nad terminowym przekazaniem wymaganych dokumentów do odpowiednich instytucji,

Stanowisko ds. Finansowych i Rozliczeń:

  • odpowiada za właściwy nadzór nad realizacją finansową projektu zgodnie z zapisami odpowiednich umów na poszczególne zadania Projektu i planami płatności, w szczególności w zakresie ich terminowego ukończenia, pełnego i właściwego wykorzystania przekazywanych środków oraz w zakresie przygotowania raportowania,
  • sporządza i aktualizuje plany płatności i harmonogramy rzeczowo-finansowe w ścisłej współpracy ze stanowiskiem ds. Obsługi Prawnej i stanowiskiem ds. Technicznych, a także odpowiada za terminowe przekazywanie ich do Kierownika JRP,
  • przekazuje do Kierownika JRP i stanowiskads. Obsługi Prawnej dane umożliwiające terminowe przygotowanie wszelkich wymaganych raportów,
  • sporządza bieżące sprawozdania finansowe,
  • zapewnia ciągłość finansowania projektu i terminową realizację płatności zgodnie z planami i harmonogramem stanowiącymi załączniki do Umowy o dofinansowanie Projektu.

Stanowisko ds. Technicznych:

  • odpowiada za zarządzanie techniczne Projektem (zgodnie z harmonogramem procedur przetargowych, wykazem przetargów i harmonogramem rzeczowo-finansowym) oraz jego monitorowanie w ścisłej współpracy z Kierownikiem JRP,
  • bierze udział w przetargach i dokonuje weryfikacji części technicznych dokumentacji przetargowej,
  • przygotowuje dla Pełnomocnika wszelkie niezbędne informacje związanez terminową realizacją Projektu oraz wykonuje i aktualizuje harmonogramy realizacji Projektu,
  • przekazuje do stanowiska ds. Finansowych i Rozliczeń i stanowiska ds. Obsługi Prawnej dane umożliwiające terminowe przygotowywanie wszelkich wymaganych raportów, w tym Raportu z postępów realizacji projektu,
  • zabezpiecza wykonanie robót budowlanych zgodnie z polskim prawem budowlanym oraz harmonogramem rzeczowo-finansowym.

Stanowisko ds. Zamówień Publicznych:

  • opracowuje SIWZ dla poszczególnych przetargów, a także ogłoszeń o rozpoczęciu postępowania, opis techniczny przedmiotu zamówienia,
  • opracowuje wzór umowy z wykonawcami w ścisłej współpracy ze stanowiskiem ds. Obsługi Prawnej,
  • uczestniczy pracach komisji przetargowych,
  • prowadzi dokumentację postępowań przetargowych w sposób przejrzysty, czytelny i zgodny z ustawą Prawo zamówień publicznych,
  • nadzoruje wykonanie umów przez wykonawców, w szczególności w zakresie: terminu wykonania przedmiotu zamówienia, składania wymaganych dokumentów w określonych ustawowo terminach, zapłaty należnych odsetek karnych.
  • Odpowiada za kontakty z wykonawcami na etapie prowadzenia postępowania przetargowego, w tym udzielanie odpowiedzi na zapytania oferentów, prowadzenie bieżącej korespondencji oraz rozmów roboczych.

Nadzór nad działalnością JRP sprawuje Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu (MAO).

Zakres kompetencji i obowiązków Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu:

Do zakresu obowiązków należy m.in.:

  • zatwierdzanie i podpisywanie lub poświadczanie dokumentów potwierdzających prawidłowe wykonanie zakresu rzeczowego części lub całości Projektu,
  • nadzór nad przygotowaniem dokumentacji przetargowej,
  • podpisywanie wniosków o przekazanie środków, wniosków o płatność wraz z niezbędnymi dokumentami warunkującymi przekazanie środków,
  • podpisywanie dokumentów rozliczeniowych,
  • monitorowanie rzeczowe i finansowe postępów w realizacji Projektu oraz zgodności realizacji projektu z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego,
  • zatwierdzanie i podpisywanie sprawozdań finansowych,
  • obsługa kontroli realizacji Umowy o dofinansowanie.

Odpowiada za:

  • prawidłową realizację Projektu, a w szczególności za odpowiednie zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne Projektem oraz monitorowanie jego realizacji,
  • ostateczne brzmienie Umowy o dofinansowanie,
  • poprawność i kompletność umów z Wykonawcami.

Wszystkie jednostki organizacyjne i ich członkowie są odpowiedzialni za zgodność prowadzonych działań z wymaganiami organów nadzorujących i stosowanych przez nie procedur, a w szczególności za terminową realizację zakresu zadań i kompetencji.